Firma cały czas dokonuje różnorodnego typu transakcji, rozmaitych rozliczeń. Od jednych klientów kupuje dane rzeczy – materiały, towary, usługi, innym sprzedaje gotowe, wytworzone już towary. Każdego dnia dokonywane są kupowanie oraz sprzedaż. Na konfirmacja takich właśnie transakcji należy mieć dokumenty księgowe – najczęściej są to faktury, które dawane są rachunkowemu do rozliczenia. Jeżeli księgowy nie pozyska takiego dokumentu w owym czasie nie wie, czy transakcja faktycznie miała miejsce. Na bazie takich oczywiście dokumentów dokonywane są rozliczenia z kontrahentami, w czym wspomoże Rozliczenia. Dojście do służbowych pieniędzy mają nielicznie. Przeważnie są to właściciele przedsiębiorstwa oraz księgowi. Z konta służbowego nie może zniknąć nawet złotówka. Jakikolwiek wydany grosz ma obowiązek być rozliczony, wydatki oraz wpływy powinny być zapisane, zaksięgowane. W przeciwnym razie zdołałoby dojść do nieporozumień czy nawet do chęci dokonania oszustwa. W następstwie tego też, żeby rozliczyć się z kontrahentami, żeby rozliczyć jakąkolwiek transakcję potrzebne są dowody księgowe.
